シフト 作成 エクセル。 エクセルでシフト管理表を作ろう!シフトの種類や便利な関数も紹介!|ITトレンド

【シフト表作成】簡単エクセル利用術~シフト管理とexcel 出勤表の作り方

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はじめまして、ジム・ペレイラと申します。 しかし、シフト表を作るのって結構面倒で時間がかかったりしていませんか?勿論なるべく時間をかけたくないのが本音。 ネットで探すと様々なテンプレートが出てきますが、飲食店で必要なのはシフト表だけじゃないですよね?売上表・仕入表、客数・客層・注文数などなど。 どんなメニューが売れているのか、どの時間帯が混雑するのかなど。 これらをパソコンでやると簡単に集計でき、その分状況判断が速くできるということです。 確かにネットで簡単に手に入りますが、自分で作ることで理解もついてきますし、身につくと上記のようにいろいろな表が自分の好きなように作れるようになります。 完成形を見てイメージしようそれでは、今回は「 シフト管理表」を作成していきましょう!と言っても完成形が分からないことには作成できません。 まずは画像で完成形をイメージしましょう。 このシフト表には、名前・担当・勤務時間・などがひと目で分かる表となってます。 もちろん全て手動ではなく、計算式で補える部分は自動化していきます。 この表では下記通りに「手動」と「自動」を作成していきます。 【手動で入力するもの】 ・名前 ・担当 ・開始時間 ・終了時間 【自動で出力されるもの】 ・各メンバーの合計勤務時間 ・全員の出勤時間合計 ・所属人数 ・時間毎の出勤人数 はじめに覚えておこう!エクセルの基礎知識エクセルはいくつもの小さな四角でできています。 1つ1つの四角を「セル」と言います。 縦に1、2・・・・と番号が振ってあり、横にA、B・・・とアルファベットが振ってあると思います。 下図を見て下さい。 これが交わるセル。 例えば一番左上のセルは「A1」となります。 実際に作成に入る前に、まずはこちらを覚えておきましょう。 では、早速作成していきます。 手動項目を入力しよう 各セルに下記の見本を例にして、タイトル、日付、名前、担当、勤務時間をセルに入力します。 今回は勤務時間を10時~24時と設定していますので、必要に応じて増やして下さい。 計算式と関数 簡単な計算式を入力してみよういよいよ数値を入力していきます。 まずは、それぞれのメンバーの勤務時間を入力してみましょう!開始時間と終了時間に24時間表記で入力します。 お休みの人は入力しません。 勤務時間を計算することで、人件費の計算・超過勤務メンバーの管理ができます。 シフト表は毎日使うものですので、開始時間と終了時間を入力したら自動で勤務時間を計算できるようにします。 例として、田中さんの勤務時間欄(T5)を選択します。 19-11=8で8と表示されていると思います。 それ以下のセルに対しても、同じ計算式を使う場合に、全員分入力する必要はありません。 すると、Tの列にある、セルに対し同様の計算式が当てはめられます。 念のため、他のセルの計算式に間違いが無いか確認しましょう。 関数を使用してみようここからは関数を使います。 関数とはいろいろ面倒な計算をしてくれるもので、覚えておくといろいろ役立つので、ゆっくり覚えていきましょう。 関数を記載しますので、最初のうちは、そのままコピーして貼り付けでOK。 1 全員の勤務時間の合計 全員の勤務時間を合計します。 合計するには「SUM」(サム)という関数を使います。 T列の1番最後 T24 をクリックして、下記関数を入力してみましょう。 さて、ここで「COUNTIFS」(カウントイフス)の条件がややこしくなってきましたので、少し解説します。 「IF」は条件を付ける関数です。 しかし、開始と終了に15という文字がないので、間の時間帯にいる人員をエクセルは認識してくれません。 ですので、「IF」を使って条件を付けてあげる必要があります。 15時に出勤している人は、開始が15時以下の人を数えてと指示しなければならないのです。 それでは、21時に出勤している人数を数える場合はどうでしょうか?開始が21時以下の人を数えてもいいのですが、この場合16時に終了していますので、数に入れられません。 21時に出勤している人は、その時間以降に終了を迎えるはずですので、終了が21以上の人を数えないといけません。 つまり、21時に出勤している人を数えたい場合は、開始が21以下、終了が21以上という条件を2つ付けてあげなければならないのです。 条件が複数だから、「IF」の複数形?「IFS」という仕組みです。 関数についている$は何?さて、ここでなにか気づいた方がいるかもしれません。 ここではE24に設定しましたが、各時間(F24~S24)に設定しなくてはなりません。 下図を見てください。 今度はダブルクリックせずに、マウスの左を押しながら右にS24までスライドさせて、マウスから手を離してみてください。 どうでしょうか? 全部同じ数字になってますか? 全部同じ数字になっていれば、順調です。 でもこれではシフト表として合っていませんね。 どんな必殺技にも弱点はあるもので、これら2つの戦法は、ご丁寧なことにずらしたらずらした分範囲もずれていくのです。 勤務時間のときのように、ずれていい場合もあれば、今回のようにずれると困る場合があります。 これをつけておくと範囲がずれることなく関数をコピーしてくれるのです。 手入力で! これで、計算式はすべて入力できました!もう一息です! 条件付き書式このシフト表の目玉でもある、「勤務時間を入力したら色が付いて一目で分かるようにする方法」。 これを ガントチャートと言います。 関数と似ているのですが、関数は数字、文字などの結果を返すことはできるのですが、セルの色を変えることはできないので、この条件付き書式を使用します。 まず、E5を選択します。 出勤人数と同じ考え方で、開始時間(C5)が、10(E4)以下、終了時間(D5)が10以上、両方の条件が揃っている(AND)とき、好きな色にセルを変えるという設定です。 今設定したのはE5のセルのみになりますので、これを書式コピーという方法ですべてのセルにコピーします。 E5をコピーして、ガントチャートを作成したい範囲すべてを選択して貼り付けを行ってみましょう。 これで完成です。 試しに開始・終了時間を入力してみましょう。 開始・終了時間に合わせてセルの色が変更されると思います。 それでも、どうしても作れないという方は、シフト表をダウンロードできますので、こちらもご利用ください。 ジム・ペレイラ 店舗経営に関するおすすめの記事.

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エクセル関数でシフト表を自動作成する方法|無料テンプレートダウンロード可能

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シフト表の作成 エクセル関数を活用したシフト表の作成方法 シフト表(勤怠管理表)は会社などのシフト管理で1つは作成すると思います。 シフト表には日付計算、日数計算、書式設定など見た目とは裏腹に複雑なことを行います。 様々なエクセル関数を駆使してシフト表を作成することで、エクセル関数を組み合わせて思い通りの結果を表示させることができるようになるでしょう。 完成するシフト表 当ページで紹介している手順に沿って作成することで完成するシフト表のイメージです。 使用するエクセル関数 関数名 説明 COUNTA 範囲に含まれる空白ではないセルの個数を返す。 COUNTIF 1つの検索条件に一致するセルの個数を返す。 DATE シリアル値で表された日付の情報を返す。 DAY シリアル値を日付に変換する。 IF 条件によって処理をわける。 INDIRECT 文字列への参照を返す。 MATCH 範囲内で値を検索して相対的な位置を返す。 MAX 最大の数値を返す。 MIN 最小の数値を返す。 TEXT 表示形式コードを使用して数値に書式設定を適用する。 項目を入力する まずは名前などの項目を入力します。 実在する人物ではありません。 次に日付を入力します。 C3のセルに1、D3のセルに2を入力し、D3のセルを選択した状態で右下をAD3のセルまでドラッグします。 これで設定している年月に29日が存在する場合だけ29日が表示されます。 これで設定している年月に30日が存在する場合だけ30日が表示されます。 これで設定している年月に31日が存在する場合だけ31日が表示されます。 次に曜日を入力します。 これで設定している年月と上記で入力した日付に対応する曜日を省略形式で表示します。 そして、C4のセルを選択した状態で右下をAD4のセルまでドラッグします。 これで29日~31日がそれぞれ存在している場合に曜日が表示されます。 このようになれば成功です。 出勤日数を計算する準備 次に出勤日数を計算する準備をします。 AH3のセルに「出勤日数」と入力します。 入力したAH5のセルを選択した状態で右下をAH14のセルまでドラッグします。 このようになれば成功です。 出勤人数を計算する準備 次に出勤人数を計算する準備をします。 これでシフトが入力されている場合に、勤務体系Aを選択している人数が表示されます。 これでシフトが入力されている場合に、勤務体系Bを選択している人数が表示されます。 これでシフトが入力されている場合に、勤務体系Cを選択している人数が表示されます。 最後に入力したC15~C17のセルを選択した状態で、右下をAG列までドラッグして完了です。 シフトの入力 いよいよシフトを入力するのですが、単純にA、B、Cを入力してしまうと表記ゆれが発生する上に入力の手間がかかります。 そのためここではリスト機能を使用します。 B5のセルを選択して「データの入力規則」ボタンをクリックし、入力値の種類から「リスト」を選択します。 次に「元の値」の右側にあるボタンを押します。 押すとセルを選択できる状態になるので、A20~A22のセルを選択してEnterキーを押して確定します。 確定させたらOKボタンを押します。 するとC5のセルに三角ボタンが表示されてリストからA~Cを選択できるようになります。 全てのセルがリストからA~Cを選択できるようになるので、それぞれのシフトを選択して完了です。 抜粋の表示 なくてもシフト表として機能しますが、練習のためにどの人が一番出勤日数が多いか、または少ないかを抜粋として表示します。 "」を入力します。 すると例では「浜崎 正征さんが出勤日数17日で最多、長野 政年さんが出勤日数8日で最小です」と表示されます。 なぜ上記のようになるか順番に説明します。 このように文字列でセルを参照させる際に使用する関数です。 例えば後に続くものが1の場合はA1となります。 次に「MATCH 」は範囲内で項目を選択して相対的な位置を返す関数です。 「MATCH 検索値,検索範囲,照合の型 」という指定方法で、例えば「MATCH "apple",A1:A3,0 」と入力するとA1~A3の中でappleが入力されているセルのA1から数えた番号が返されます。 最後に0を指定した場合、検索値と等しい最初の値を返します。 次に「MAX 」は範囲内の最大の数値を返す関数で、指定されているAH5~AH14のセルの最大値である18が返されます。 つまり• 「浜崎 正征」 となります。 最小出勤日がMAX がMIN になるだけでやり方は同じです。 装飾 ここからは線や色を付けて見栄えを調整します。 まずA1~AH1のセルを選択して「セルを結合して中央揃え」のボタン、「左揃え」のボタンの順番にクリックします。 次に黄色で塗りつぶした上で太字にします。 同様に日付や名前の項目を太字にします。 次にA1~A17のセル以外を中央揃えにします。 次にAH3~AH4、B19~E19、B20~E20、B21~E21、B22~E22のセルをそれぞれ結合します。 次に罫線を付けます。 A3~AH13のセルを選択した状態でCtrlを押しながらA19~E22のセルを選択し、罫線のボタンから「格子」を選択します。 続けて不要な罫線を削除します。 罫線のボタンから「罫線の削除」を選択します。 そして5行目~17行目のAとBをドラッグして罫線を削除します。 削除できたらEscキーを押して削除機能を解除します。 罫線を引けたら次はセルに色を付けていきます。 C3~AH4のセルを選択し、Ctrlを押しながらA19~B19のセルを選択します。 そして灰色に塗りつぶします。 次にA15~B15のセルを選択してオレンジ色、A16~B16のセルを選択して青色、A17~B17のセルを選択して緑色に塗りつぶします。 次は条件付き書式を使ってセルを塗りつぶします。 C5~AG14のセルを選択して「条件付き書式」のボタンを押して「新しいルール」を選択します。 ダイアログボックスが表示されるので「指定の値を含むセルだけを書式設定」「セルの値」「次の値に等しい」を選択して「A」を入力します。 入力したら「書式」をクリックします。 さらにダイアログボックスが表示されるので「塗りつぶし」タブでオレンジ色を選択してOKを押し、前のダイアログボックスもOKを押して確定します。 正しく設定できていればこのようになります。 「A」を「B」「C」にすれば、Aと同様に色が付きます。 次に出勤の人数が0の場合にセルが赤色になるように設定します。 C15~AG17のセルを選択して「条件付き書式」のボタンを押して「新しいルール」を選択します。 ダイアログボックスが表示されるので「指定の値を含むセルだけを書式設定」「セルの値」「次の値に等しい」を選択して「0」を入力します。 入力したら「書式」をクリックします。 さらにダイアログボックスが表示されるので「塗りつぶし」タブで赤色を選択してOKを押し、前のダイアログボックスもOKを押して確定します。 このようになれば成功です。 最後にA2~AH2のセルを結合させればエクセル関数を活用したシフト表の作成は終了です。 お疲れ様でした。

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Excel「簡単入力シフト管理表」エクセル無料テンプレート【使い方解説】|たっくんの自由帳

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はじめまして、ジム・ペレイラと申します。 しかし、シフト表を作るのって結構面倒で時間がかかったりしていませんか?勿論なるべく時間をかけたくないのが本音。 ネットで探すと様々なテンプレートが出てきますが、飲食店で必要なのはシフト表だけじゃないですよね?売上表・仕入表、客数・客層・注文数などなど。 どんなメニューが売れているのか、どの時間帯が混雑するのかなど。 これらをパソコンでやると簡単に集計でき、その分状況判断が速くできるということです。 確かにネットで簡単に手に入りますが、自分で作ることで理解もついてきますし、身につくと上記のようにいろいろな表が自分の好きなように作れるようになります。 完成形を見てイメージしようそれでは、今回は「 シフト管理表」を作成していきましょう!と言っても完成形が分からないことには作成できません。 まずは画像で完成形をイメージしましょう。 このシフト表には、名前・担当・勤務時間・などがひと目で分かる表となってます。 もちろん全て手動ではなく、計算式で補える部分は自動化していきます。 この表では下記通りに「手動」と「自動」を作成していきます。 【手動で入力するもの】 ・名前 ・担当 ・開始時間 ・終了時間 【自動で出力されるもの】 ・各メンバーの合計勤務時間 ・全員の出勤時間合計 ・所属人数 ・時間毎の出勤人数 はじめに覚えておこう!エクセルの基礎知識エクセルはいくつもの小さな四角でできています。 1つ1つの四角を「セル」と言います。 縦に1、2・・・・と番号が振ってあり、横にA、B・・・とアルファベットが振ってあると思います。 下図を見て下さい。 これが交わるセル。 例えば一番左上のセルは「A1」となります。 実際に作成に入る前に、まずはこちらを覚えておきましょう。 では、早速作成していきます。 手動項目を入力しよう 各セルに下記の見本を例にして、タイトル、日付、名前、担当、勤務時間をセルに入力します。 今回は勤務時間を10時~24時と設定していますので、必要に応じて増やして下さい。 計算式と関数 簡単な計算式を入力してみよういよいよ数値を入力していきます。 まずは、それぞれのメンバーの勤務時間を入力してみましょう!開始時間と終了時間に24時間表記で入力します。 お休みの人は入力しません。 勤務時間を計算することで、人件費の計算・超過勤務メンバーの管理ができます。 シフト表は毎日使うものですので、開始時間と終了時間を入力したら自動で勤務時間を計算できるようにします。 例として、田中さんの勤務時間欄(T5)を選択します。 19-11=8で8と表示されていると思います。 それ以下のセルに対しても、同じ計算式を使う場合に、全員分入力する必要はありません。 すると、Tの列にある、セルに対し同様の計算式が当てはめられます。 念のため、他のセルの計算式に間違いが無いか確認しましょう。 関数を使用してみようここからは関数を使います。 関数とはいろいろ面倒な計算をしてくれるもので、覚えておくといろいろ役立つので、ゆっくり覚えていきましょう。 関数を記載しますので、最初のうちは、そのままコピーして貼り付けでOK。 1 全員の勤務時間の合計 全員の勤務時間を合計します。 合計するには「SUM」(サム)という関数を使います。 T列の1番最後 T24 をクリックして、下記関数を入力してみましょう。 さて、ここで「COUNTIFS」(カウントイフス)の条件がややこしくなってきましたので、少し解説します。 「IF」は条件を付ける関数です。 しかし、開始と終了に15という文字がないので、間の時間帯にいる人員をエクセルは認識してくれません。 ですので、「IF」を使って条件を付けてあげる必要があります。 15時に出勤している人は、開始が15時以下の人を数えてと指示しなければならないのです。 それでは、21時に出勤している人数を数える場合はどうでしょうか?開始が21時以下の人を数えてもいいのですが、この場合16時に終了していますので、数に入れられません。 21時に出勤している人は、その時間以降に終了を迎えるはずですので、終了が21以上の人を数えないといけません。 つまり、21時に出勤している人を数えたい場合は、開始が21以下、終了が21以上という条件を2つ付けてあげなければならないのです。 条件が複数だから、「IF」の複数形?「IFS」という仕組みです。 関数についている$は何?さて、ここでなにか気づいた方がいるかもしれません。 ここではE24に設定しましたが、各時間(F24~S24)に設定しなくてはなりません。 下図を見てください。 今度はダブルクリックせずに、マウスの左を押しながら右にS24までスライドさせて、マウスから手を離してみてください。 どうでしょうか? 全部同じ数字になってますか? 全部同じ数字になっていれば、順調です。 でもこれではシフト表として合っていませんね。 どんな必殺技にも弱点はあるもので、これら2つの戦法は、ご丁寧なことにずらしたらずらした分範囲もずれていくのです。 勤務時間のときのように、ずれていい場合もあれば、今回のようにずれると困る場合があります。 これをつけておくと範囲がずれることなく関数をコピーしてくれるのです。 手入力で! これで、計算式はすべて入力できました!もう一息です! 条件付き書式このシフト表の目玉でもある、「勤務時間を入力したら色が付いて一目で分かるようにする方法」。 これを ガントチャートと言います。 関数と似ているのですが、関数は数字、文字などの結果を返すことはできるのですが、セルの色を変えることはできないので、この条件付き書式を使用します。 まず、E5を選択します。 出勤人数と同じ考え方で、開始時間(C5)が、10(E4)以下、終了時間(D5)が10以上、両方の条件が揃っている(AND)とき、好きな色にセルを変えるという設定です。 今設定したのはE5のセルのみになりますので、これを書式コピーという方法ですべてのセルにコピーします。 E5をコピーして、ガントチャートを作成したい範囲すべてを選択して貼り付けを行ってみましょう。 これで完成です。 試しに開始・終了時間を入力してみましょう。 開始・終了時間に合わせてセルの色が変更されると思います。 それでも、どうしても作れないという方は、シフト表をダウンロードできますので、こちらもご利用ください。 ジム・ペレイラ 店舗経営に関するおすすめの記事.

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