労働 者 名簿。 労働者名簿とは?書式や保存期間に注意点までまとめて解説

労働者名簿とは? 書き方ガイド、記入例、テンプレート、保管方法

労働 者 名簿

このページの目次• 法定三帳簿とは? 法定三帳簿の基礎知識 国はすべての労働者を守るため、労働条件における最低限の基準を「労働基準法」として定めています。 「法定三帳簿」とは、労働者の労務管理を適切に行うための3つの重要な帳簿「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿等」をまとめた総称のことです。 1人以上の労働者を雇用するすべての事業主は、労働者一人ひとりについての個人情報、給与・勤怠状況などを記録した「法定三帳簿」を整備・管理・保管することが義務とされています。 各帳簿の内容 労働者名簿 労働者の個人情報を記載した帳簿(氏名、生年月日など) 賃金台帳 労働者の給与に関して記録された帳簿(労働時間、給与の支給額など) 出勤簿 労働者の勤怠に関して記録された帳簿(入・退社時間や休憩時間など) 各帳簿の対象者 労働者名簿 日雇い以外のすべての雇用形態(正規、非正規、パートタイムなど) 賃金台帳 すべての雇用形態 出勤簿 すべての雇用形態 法定三帳簿の様式 法定三帳簿は、 記載内容に漏れさえなければ様式は問われません。 アナログとデジタルのいずれの方法も許可されていますが、 必要とされた際にすぐに提出できる状態であることが求められています。 法定三帳簿の保存期間 保存期間に関しては、いずれの帳簿においても「労働基準法第109条」により、3年間と定められています。 しかし、 労働基準法では3年間と定められているものの、実務上はそれ以上保存する必要がありそうです。 例えば、 退職金の請求期限は5年間ですが(労働基準法第115条)、要望に応じて照合ができるように、法定三帳簿は5年間保存しておく方が安心と言えるでしょう。 また、会社によっては 賃金台帳を源泉徴収簿と兼用している場合があります。 源泉徴収簿の保存期間は法定申告期限から7年間ですので、そのような運営下での賃金台帳の保存期間は、それに準じて 7年間となるでしょう。 保存期間の起算日 法定三帳簿の保存期間の起算日は、帳簿によって規定が異なります。 それぞれについては「労働基準法施行規則第56条」にて以下のように定められています。 労働者名簿 労働者の死亡・退職・解雇の日 賃金台帳 労働者の最後の賃金について記入した日 出勤簿 労働者の最後の出勤日 法定三帳簿を作成・保存していない場合のリスク 事業主は、労働基準法にそって法定三帳簿の作成や整備、保存を行うことが義務付けられており、 違反した場合は30万円以下の罰金が課せられます(労働基準法第120条)。 罰則は以下のような場合において対象となることが予測されるため、細心の注意が必要です。 ・労働者名簿は事業場単位で作成すること ・対象者は日雇い以外の全雇用形態の労働者(正規社員からパートタイムまですべて) ・対象者1名につき1部を作成する ・記入事項は厚生労働省令が定めているものに従う(次節で詳しく解説) 以上に基づき作成した労働者名簿は、労働者の死亡、退職または解雇の日から3年間保管します。 労働者名簿の記入事項 「労働基準法 施行規則 第53条」では、労働者名簿に記入すべき内容について、以下のような事項を掲げています。 氏名 労働者の氏名 生年月日 労働者の生年月日 履歴 社内における異動や昇進などの履歴 性別 労働者の性別 住所 労働者の住所 従事する業務の種類 従業員数が30人以上の事業における業務内容や役割。 (従業員数が30人以下の場合は不要) 雇入れ年月日 雇用開始日 退職または死亡の年月日 退職または死亡した日 退職または死亡の事由 事業主の都合による解雇の場合はその理由の明記が必要(自己都合退職の場合は記載は義務ではない)。 死亡の場合はその原因を記載。 労働者名簿サンプル 労働者名簿のフォーマットはからダウンロードすることが可能ですが、上記の必要事項さえ記載されていれば、帳簿の様式は自由です。 ・賃金台帳は事業場単位で作成すること ・記入事項は厚生労働省令が定めているものに従う(次節で詳しく解説) ・賃金を支払うたびに遅れることなく記入が必要 ・対象者はすべての労働者(日雇含む) ・対象者ごとに記録をする 以上に基づき作成した賃金台帳は、最後の記入をした日から3年間保管します。 源泉徴収簿として兼用している場合は7年間の保管となります。 賃金台帳の記入事項 「労働基準法 施行規則 第54条」では、賃金台帳に記入すべき内容について、以下のような事項を掲げています。 氏名 労働者の氏名 性別 労働者の性別 賃金の計算期間 前回の賃金締切日の翌日と締切日の日付を記入(事業所ごと) 労働日数 賃金の計算期間における労働日数(勤続日数が1ヶ月未満の日雇労働者は記入不要) 労働時間数 賃金の計算期間の合計労働時間数 早出残業時間数 時間外労働の合計時間(割増賃金の計算が異なるため) 深夜労働の時間数 上記に同じ 休日労働時間数 上記に同じ 基本給、手当その他賃金の種類毎にその額 基本給、その他手当の金額 控除金 賃金から控除されるもの(健康保険料や厚生年金保険料、雇用保険料、所得税、住民税など) 実物給与 会社から支給した金銭以外のもの(社宅や寮など) 賃金台帳のフォーマット 賃金台帳のフォーマットは厚生労働省のホームページからダウンロードすることが可能です。 記入漏れがなければ他の様式でも構いません。 常時労働者用 引用元: 賃金台帳について注意するポイント 労働基準法第108条では、賃金台帳の記入について「賃金支払の都度遅滞なく」と強調しています。 記入漏れは調整義務違反であり、処罰の対象ともなりかねません。 必ず記入漏れが無いようにしましょう。 手間がかかる労働時間の集計は、 クラウド型勤怠管理システムを利用すれば正確かつ円滑に管理を行うことができます。 ミスやトラブルを避けるためにも、ぜひ活用することをお勧めします。 出勤簿等とは 出勤簿等の基礎知識 法定三帳簿における「出勤簿等」とは、具体的な労働時間を記録した帳簿のことですが、それは賃金台帳を記入するための重要なデータでもあります。 大切なのは、 「労働者の労働状況が正確に記録されていること」、そして 「事業主のみならず労働者自身もその確認を行っていること」です。 様式は指定されていないため、タイムカードなり勤怠管理システムなり、自由な方法で管理することが可能です。 保管に関しては、厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」や「労働基準法 施行規則 第54条」にて、労働者の最後の出勤日から3年間保管することが義務付けられています。 使用者は、労働者名簿、賃金台帳のみならず、出勤簿やタイムカード等の労働時間の記録に関する書類について、労働基準法第 109 条に基づき、3年間保存しなければならないこと。 ( 引用元:労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン(5)労働時間の記録に関する書類の保存) 出勤簿等の記入事項 出勤簿等は、労働状況を正確に把握するためのものです。 以下の事項についてもれなく記載しましょう。 氏名 労働者の氏名 出勤日 労働者が出勤した日付 始業・終業時刻 出勤日ごとの始業・終業時刻 休憩時間等 出勤日の休憩時間 出勤簿等について注意するポイント 出勤簿等は、労働基準監督官による監査をはじめ、雇用保険の申請時や、健康保険と厚生年金保険の被保険者報酬月額変更届の手続き時においても提出が必要となる場合があります。 提出が求められた際にいつでも提出できるように管理をしておきましょう。 また、出勤簿は特に扱う情報量が多いため、人手で行うとなると入力も管理も保管も一苦労です。 こちらに関してもクラウド勤怠管理システムがとても有効でしょう。 まとめ 2018年に成立した「働き方改革関連法案」によって、労働者の労働環境の改善はさらに重要視されるようになりました。 法定三帳簿をもとに正しい労務管理を行い、皆にとって働きやすい環境の構築を目指しましょう。 画像出典元: O-DAN.

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労働基準法の罰則

労働 者 名簿

労働者名簿とは 労働者名簿とは、労働者名簿とは、労働基準法で定められた法定帳簿(労働者名簿、賃金台帳、出勤簿)の1つで、労働基準監督署の立ち入り調査で用意されることを求められる書類です。 参照: 労働者名簿については、労働基準法第107条に次の通り明記されています。 使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者(日日雇い入れられる者を除く。 )について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない。 前項の規定により記入すべき事項に変更があった場合においては、遅滞なく訂正しなければならない。 参照: つまり「労働者名簿」は、支社や事業所が各所にある場合には各事業所ごとに、労働者一人ひとり作成し、情報の変更があれば随時変更が必要となる書類です。 そして労働者名簿の不備も労働基準法違反となりますが、ほかの目的があり、その手掛かりとして調査されることもあるようです。 また労働者名簿の履歴は、従業員に万が一のことがあった場合、会社側の証拠として採用されることがあります。 たとえば従業員が通勤途中に事故にあったとき、在職中になくなってしまったときに、労災にあたるかどうかの判断基準になったりもします。 このように会社にとって重要な労働者名簿の「作成対象者」「法定記載項目」「保管管理方法」の詳細についてはそれぞれこれから解説します。 労働者名簿の対象者 労働者名簿記載対象者は、日雇い労働者を除く、正社員、契約社員、パートタイム、アルバイトなどです。 なお労働者とは、「職業の種類を問わず、事業又は事務所に使用される者で、賃金を支払われる者(労働基準法第9条)」と定義されています。 そして派遣社員、代表者・役員、出向中の従業員については、次のように解釈されることが多いようです。 派遣社員 賃金の支払元が派遣元会社となるため、派遣先の会社の労働者名簿の記載はしなくてもかまいません。 代表者、役員 労働基準法の定義では、「労働者」ではありません。 そのため労働基準監督署の調査では、調査対象外です。 ただし社会保険事務所の調査では役員も被保険者となり調査対象となるため、一般労働者と同様に労働者名簿や賃金台帳の作成が必要です。 出向中の従業員 在籍出向(元の企業に在籍したまま、異なる会社の業務に従事すること)の従業員は、出向元と出向先のそれぞれとの間で二重に労働関係が成立しており、出向先でも労働者名簿の記載が必要となります。 転籍出向(完全に新しい企業に移籍して働くこと)の従業員は、出向元との雇用関係がなくなっているため、出向先の労働者名簿への記載が必要です。 労働者名簿に記載すべき項目 労働者名簿に記載すべき項目は次の8つです。 ・労働者の氏名 ・生年月日 ・履歴 ・性別 ・住所 ・従事する業務の種類 ・雇入れの年月日 ・退職の年月日およびその事由(解雇の場合はその理由)または死亡の年月日およびその原因 書式は厚生労働省のホームページからダウンロードできますが、記載内容に漏れがなければ独自の様式でも構いません。 参照: 厚生労働省の書類はPDFですが、インターネット上ではワードやエクセルデータも存在しています。 下記の東京労働局の様式なども参考にしてみてください。 参照: 氏名・生年月日・性別 戸籍で記載されているものを記入します。 職場で戸籍上の氏名以外(旧姓など)を使用していても、労働者名簿は戸籍上の氏名です。 婚姻等で戸籍上の氏名が変わる場合には、労働者名簿の氏名も都度変更します。 住所 こちらをもとに交通費の支給を行っている会社も多いようです。 住民票の住所ではなく実際の住所を記入します。 転居があれば都度変更が必要です。 なお厚生労働省告示により、「外国人労働者については、家族の住所その他の緊急時における連絡先を把握しておくよう努めること」とされています。 履歴 記載内容に法的な規制はありませんが、「社内の異動や昇進」「最終学歴」等を記載している会社が多いようです。 従事する業務の種類 社内での業務内容や役割がわかるよう「営業」「経理」「販売店員」「配管工」などと記載します。 ただし労働者数が30人未満の事業では、記入必須ではありません。 (労働基準法施行規則第53条第2項) 雇入れの年月日 採用が決定した日ではなく、実際に雇用が開始された日を記載します。 退職の年月日または死亡の年月日 従業員の都合による退職の場合の理由は、書かなくてもかまいません。 会社が従業員を解雇した場合には、その理由を記載する必要があります。 また在職中に死亡した場合には、死亡原因の記載が必要です。 労働者名簿の保存方法や保管期間 労働者名簿は、どのように管理していけばよいのでしょうか。 労働者名簿の保管、管理方法については下記の通り労働基準法に定められています。 保存期間 労働者名簿は労働基準法第109条により、3年間の保存が義務付けられています。 保存の起算日は労働者の死亡、退職または解雇の日です。 更新・変更方法 労働基準法第107条第2項に「記入すべき事項に変更があった場合においては、遅滞なく訂正しなければならない。 」とあるように、労働者名簿はただちに訂正する必要があります。 労働者名簿を紙で保管している場合には、変更箇所に二重線を引き、訂正印を押し、新たな情報を記載します。 アルバイトやパートの出入りが多いところは注意が必要です。 保管方法 労働基準法に「各事業場ごとに」作成が義務づけられています。 そのため、本社以外に支店、事業所がある場合には、事業所ごとに労働者名簿を作成するか、本社一括作成したものを事業所に配布する必要があります。 法律上、「労働者名簿は書面で保存しなければならない」とは明記されていません。 そのため会社により保存方法はさまざまで、近年は電子データで作成・保存しているところも多くなっています。 電子データでの作成、保存については ・労働者名簿に記載すべき事項が記載されており、各事業場でそれぞれの労働者名簿を画面に表示および印字するための装置をそなえつけていること ・労働基準監督官の立ち入り調査で労働者名簿の閲覧、提出等が必要とされる場合に、直ちに必要事項が明らかにされ、かつ写しを提出し得るシステムとなっていること とされています。 つまり、労働者名簿をパソコンで作成、更新し、各事業所でプリントアウトできるよう条件を整えておけばいいということになります。 また、法令上書面であることを求めていないため、民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律(e-文書法)の対象外となります。 なお会社の書類の保管についてはこちらの記事も参考にしてください。 関連記事: 最近は、労働者名簿の情報を含む従業員情報を一元化できる「総務・人事システムサービス」も多くあります。 労働者名簿は労働基準法107条、109条の規定に違反した場合、30万円以下の罰金となります。 労働者名簿のルールを確認するとともに、保管や管理方法を一度検討してみてはいかがでしょうか。

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使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない。 前項の規定により記入すべき事項に変更があった場合においては、遅滞なく訂正しなければならない。 この規定により、会社は労働者名簿を作成することが義務付けられています。 労働基準法(第107条)では、次の3つの事項を記入することとされていて、この他は厚生労働省令(=労働基準法施行規則)で定めることになっています。 生年月日• 履歴 そして、労働基準法施行規則(第53条)により、次の事項を労働者名簿に記入することが定められています。 従事する業務の種類• 雇入の年月日• 退職、解雇、死亡の年月日• 退職、解雇、死亡の事由又は原因 また、労働基準法施行規則(第53条)では、「労働基準法第107条の労働者名簿(様式第19号)に記入しなければならない事項は・・・」と規定されていて、労働者名簿は「様式第19号」を用いて作成することになっています。 ただし、労働基準法施行規則(第59条の2)では、「・・・労働者名簿又は賃金台帳に用いるべき様式は、必要な事項の最少限度を記載すべきことを定めるものであつて、横書、縦書その他異なる様式を用いることを妨げるものではない」と規定されています。 「様式第19号」は縦書きで書かれているのですが、必要な事項が記入されていれば、労働者名簿は横書きで、自由に配置して、作成しても構いません。 また、最近は、紙ではなく、パソコンのデータで管理をしている会社が一般的です。 労働基準監督署から求められたときに、直ぐに労働者名簿をプリントアウトできる状態にしていれば、紙で作成、管理していなくても構いません。 もっと詳しく.

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